特定技能の定期報告とは、特定技能外国人を受け入れている全ての特定技能所属機関（企業・個人事業主）が、受入れ状況や支援状況を管轄の地方出入国在留管理局へ届け出ることが義務づけられているものです。
この制度は、特定技能外国人の適正な受入れと保護を目的としており、出入国在留管理庁が受入れ体制・労働条件・支援状況を把握するために実施されています。
定期報告の義務や詳細の前に、特定技能制度の全体像や受入れの要件について確認したい方は、以下の解説記事をご参照ください。
制度改正により、2026年4月提出分（2025年度分）から、定期報告の提出頻度は年1回に変更されました。提出期間は毎年4月1日から5月31日までです。
ここからは、特定技能の定期報告についての概要や、最新情報を整理しながら解説します。
定期報告では、主に次の事項について所定の届出書を作成し、管轄の地方出入国在留管理局へ提出します。
特定技能外国人の受入れ状況
労働日数・労働時間・給与支給額などの勤務状況
支援計画の実施状況
定期報告の対象は、「特定技能1号」および「特定技能2号」の在留資格を持つ外国人です。
特定技能所属機関の規模や業種を問わず、対象期間中に1日でも特定技能外国人との雇用契約が存在した場合、定期報告の義務が発生します。すでに退職している場合であっても、対象期間中に雇用実績があれば届出は必要です。
なお、特定技能1号・2号の受入れが可能な産業分野や、具体的な職種（業務区分）の一覧については、以下の記事で詳しく解説しています。
定期報告を適切に行うために実施するのが「定期面談」です。
定期面談は、特定技能外国人本人およびその監督者（直属の上司等）から、業務内容や労働環境、生活状況について聞き取りを行う手続きです。支援業務を登録支援機関に全部委託している場合は、登録支援機関が面談を実施します。
面談は3か月に1回以上実施し、定期面談報告書（参考様式第5-5号、第5-6号）を作成します。これらの書類は、地方出入国在留管理局から提出を求められた場合に備え、適切に保管しておく必要があります。
また、特定技能外国人から相談や苦情があった場合には、都度相談記録書を作成し、対応内容を明確に記録します。
令和7（2025）年4月1日の改正より、特定技能制度における定期届出（定期報告）の内容および提出方法が見直されました。
特定技能の定期報告の変更点のポイントは以下の通りです。
1.
定期届出の提出期間が年1回に
2.
報告書の書式が一通に
3.
届出の主体は「特定技能所属機関」に統一
4.
定期面談は条件付きでオンライン実施が可能に
それでは、実務上押さえておきたい変更点を解説します。
令和7（2025）年4月1日以降、特定技能の定期届出は「年1回」の提出となります。 提出期間は、対象年の翌年4月1日から5月31日までです。
例えば、令和7（2025）年度（2025年4月1日〜2026年3月31日）の定期報告は、2026年4月1日～5月31日の間に提出する必要があります。
これまで四半期ごとの提出が必要だった点と比べ、事務負担は軽減されます。ただし、提出期間は2か月間のため、届出の遅延には注意しましょう。
定期報告において、従来は二通の届出書を提出する必要がありましたが、改正後は「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）に一本化されました。
届出書の内容の変更点は次の通りです。
特定技能外国人の労働日数、労働時間数、給与の支給総額、昇給率などの項目はいずれも年度平均で記載
個人ごとの年間活動日数、給与総支給額、支援実施状況等については、特定技能外国人を受け入れている事業所単位で作成
添付書類等に不備がある場合受理されない可能性もあります。事前の確認は入念に行いましょう。
従来は、受入れ企業と支援を受託している登録支援機関が、それぞれ期限までに届出書を提出する必要がありました。改正後は、特定技能所属機関（受入れ企業・個人事業主）が、登録支援機関作成分を含めて各種書類を取りまとめ、一括して提出します。
そのため、登録支援機関と受入れ企業との間で円滑に情報共有ができる体制づくりがより重要になっています。
定期報告に関連する定期面談は、対面に加えオンラインでの実施が可能になりました。
オンライン面談を実施する場合は次のようなルールを遵守することが求められています。
面談対象者の同意を得ていること
面談の様子を録画し、特定技能雇用契約終了日から1年以上保存すること
業務内容・待遇・保護に関して問題が疑われる場合や、第三者の介入が疑われる場合は対面で再実施すること
ただし、面談の頻度自体は従来通り3か月に1回以上の実施が必要であり、年に一度は対面での面談実施が望ましいとしています。
定期報告は、次の流れで行います。
1.
3か月に1回以上、対面またはオンラインで定期面談を実施し、記録を作成・保存
2.
届出書の作成および添付書類を準備
3.
年1回（4月1日～5月31日）に管轄の地方出入国在留管理官署へ提出
ここからは、提出先や提出方法について詳しく解説します。
特定技能の定期報告は、次のいずれかの提出方法で行います。
管轄の地方出入国在留管理官署へ持参
郵送
出入国在留管理庁「電子届出システム」によるオンライン提出
オンライン（電子届出システム）を利用する場合は事前登録が必要です。「出入国在留管理庁電子届出システム利用者情報登録届出書」を、所属機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署へ提出します。提出方法は窓口または郵送から行うことができます。
登録完了後、「出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイト」から定期報告の入力・提出が可能になります。届出書や添付書類はスキャンしてPDF等にデータ化し、アップロードしてください。
定期報告の提出先は、特定技能所属機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局・支局です。法人の場合は、登記上の本店所在地を管轄する入管が提出先となります。
以下を参考に、正しい提出先へ届出を行いましょう。
特定技能の定期報告では、特定技能所属機関の形態（法人・個人事業主）や、登録支援機関への委託状況により必要な書類が異なります。
最新情報をもとに定期報告の必要書類を一覧でまとめます。
定期報告にあたり、原則として全ての特定技能所属機関が提出する必要がある書類は次のとおりです。
受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書の他に添付する必要があるのは以下の書類です。特定技能所属機関の形態や、登録支援機関への委託状況によって必要な添付書類が異なるため注意しましょう。
必要な書式のダウンロードや添付書類の詳細については、出入国在留管理庁HPをご確認ください。
特定技能の定期報告で全ての特定技能所属機関に提出が義務付けられている「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）には、対象期間の受入れ状況や支援実施状況を詳細に記載する必要があります。
項目ごとに書き方のポイントと誤りやすい点を解説します。
定期報告では、様式の作成単位や登録支援機関との連携方法などを誤りやすい点が多くあります。以下の点に注意しながら確認してください。
「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」参考様式第3-6号 別紙1は、特定技能外国人を受け入れている事業所ごとに作成します。複数事業所がある場合、本社が全ての別紙1を取りまとめて提出します。
1号特定技能外国人支援計画の実施を登録支援機関に全て委託している場合でも、定期届出は特定技能所属機関が行います。そのため、参考様式第3-6号別紙1の「支援の実施状況」は、登録支援機関と十分に情報共有した上で所属機関が取りまとめて提出します。
新制度のフォーマットには、署名欄が追加されています。特定技能所属機関の署名の他、支援計画を委託している登録支援機関の署名が必要です。
複数の登録支援機関に全部委託している場合は、別紙の署名欄（参考様式第3-6号別紙2）を作成し、全ての登録支援機関の署名を受けたうえで提出する必要があります。
参考様式第3-6号別紙1の「報酬の支払方法」欄で「それ以外の方法」にチェックを入れた場合、報酬支払証明書（参考様式第5-7号）の提出が必要です。現金手渡しなどの場合は特に届出漏れに注意してください。
A. 定期報告は法令上の義務です。届出期間内に提出できなかった場合は、必要書類に理由書を添付し、速やかに地方出入国在留管理局へ提出しなければなりません。
届出の遅滞など報告を怠った場合、特定技能外国人の受入れ継続が認められなくなる可能性があります。
A. 現在の受入れ人数が0名であっても、対象期間中に1日でも在留資格「特定技能」を有する外国人を雇用していた場合は、定期報告が必要です。
A. 随時届出は、雇用契約や支援計画の変更・終了、受入れ困難事由の発生した場合などに、届け出る必要があります。
定期報告は決められた期間に年1回提出するものですが、随時届出は届出事由が発生した日から14日以内に提出するよう義務付けられています。
A. 定期報告の提出主体は特定技能所属機関（受入れ企業）です。特定技能の支援業務を登録支援機関へ委託している場合でも、最終的な取りまとめと提出責任は受入れ企業にあります。
登録支援機関は、支援実績や事実関係の情報提供、面談記録などの提出を行います。受入れ企業は、それらの情報を整理して届出様式へ反映し、責任をもって提出する必要があります。
登録支援機関へ委託できる具体的な範囲や要件については、以下の解説記事をご確認ください。
定期報告が年1回の提出となった一方で、実際には記載項目の増加や制度変更への対応が求められ、1回あたりの実務負担は大きくなっていると言えます。負担を抑えるには、日常の支援業務とともに届出に必要な情報を継続的に整理しておくことが有効です。
株式会社平山グローバルサポーターでは、受入れ企業と日常的に連携を行い、定期報告に必要なデータを常時整理・共有しています。そのため、提出直前に確認作業が集中することなく、記載漏れや遅延のリスクを抑えられます。
特定技能外国人の活用に関する負担を減らしたい方、登録支援機関への委託を検討している方は、お気軽に平山グローバルサポーターまでご相談ください。
